Cómo reducir el tiempo de contabilización de facturas en un 80 %

En Facturatech llevamos años ayudando a empresas a optimizar uno de los procesos más tediosos y costosos de la gestión contable: la introducción manual de facturas y albaranes, con todas sus líneas de detalle. Sabemos bien que, aunque parezca una tarea rutinaria, en realidad es una de las que más tiempo consumen y más errores generan en el día a día de la administración muchas pymes.

En este artículo queremos compartir con vosotros por qué contabilizar facturas manualmente es tan exigente, cuánto le cuesta realmente a una empresa ese trabajo invisible y cómo conseguimos reducir ese tiempo hasta en un 80 %, gracias a la automatización que ofrece nuestro programa.

Por qué la introducción manual de facturas es tan lenta

Cuando hablamos con contables y responsables administrativos, siempre nos dicen lo mismo: introducir las líneas de una factura es una pesadilla, un latazo en toda regla. Y no les falta razón.

Una factura con varias líneas no se limita a registrar la fecha, el proveedor y el total. En muchos sectores —especialmente construcción, distribución o automoción— cada documento puede tener decenas o incluso cientos de líneas, y cada línea tiene su propia complejidad: referencias, cantidades, precios unitarios, descuentos, descripciones largas y tipos de IVA.

A menudo también hay que casar la factura con uno o varios albaranes, revisar si coinciden las cantidades, si se ha aplicado bien el descuento pactado o si el proveedor ha facturado algo que no se ha recibido.

Hemos calculado que, de media, se tardan entre 5 y 15 minutos por factura, dependiendo del número de líneas. Si una empresa introduce 200 facturas al mes, está dedicando entre 17 y 50 horas mensuales solo a esa tarea. Y eso sin contar las rectificaciones.

El coste real del tecleo manual

En muchas empresas, este tiempo no se cuantifica porque se diluye entre muchas tareas. Pero si se pone negro sobre blanco, los números sorprenden:

• • Si estimamos un coste laboral medio para la empresa de 15 €/hora, hablamos de entre 255 y 750 € al mes solo por introducir facturas.

• • Es decir, entre 3.060 y 9.000 € al año que se dedican a un proceso mecánico, repetitivo y propenso al error.

• • Y lo más importante: no es solo tiempo tecleando, también se invierten horas buscando documentos, comprobando discrepancias o corrigiendo líneas mal introducidas.

Nos cuentan a menudo que lo que más frustra no es el tiempo invertido en introducir los datos, sino el tiempo extra que hay que dedicar a revisar lo que se ha hecho a mano.

Qué hacemos en Facturatech para resolver este problema

Sabemos que este proceso es un cuello de botella para muchas pymes y asesorías. Por eso desarrollamos Facturatech: un programa para Windows pensado específicamente para automatizar la contabilización de facturas y albaranes, incluyendo la extracción automática de todas las líneas de detalle.

¿Cómo funciona?

• • Importamos automáticamente los documentos, en formato PDF, XML, CSV o TXT e incluso los bajamos automáticamente del email.

• • Extraemos línea por línea toda la información: referencias, cantidades, precios, descuentos, IVA y descripciones.

• • Detectamos si hay diferencias entre albaranes y facturas y lo notificamos.

• • Generamos un fichero que se puede importar directamente a AHORA, Contaplus, A3, Holded, SAGE, Microsoft Dynamics u otros ERPs.

Y todo esto sin necesidad de cambiar tu software contable ni modificar tu operativa diaria. La herramienta trabaja independientemente y te entrega los datos listos para validar e importar.

¿Se ahorra de verdad un 80 % del tiempo?

Sí. Lo hemos comprobado con decenas de clientes. En la mayoría de los casos, el tiempo dedicado a introducir facturas se reduce entre un 70 % y un 85 %. Lo que antes llevaba 10 minutos, ahora se hace en menos de 2.

Una asesoría que introducía 3.000 facturas al mes pasó de dedicar 120 horas a solo 25. Eso son 95 horas al mes liberadas, que pueden dedicarse a revisar pagos, anticipar problemas de liquidez o simplemente mejorar la atención al cliente.

No solo se gana tiempo, se gana tranquilidad: los datos están bien introducidos, se evitan errores y todo queda trazado.

No venimos a sustituir al contable. Venimos a liberarlo

Una de las primeras dudas que nos plantean las empresas es si esto va a eliminar puestos. La respuesta es rotundamente no. Nosotros no sustituimos a nadie: potenciamos su trabajo. Aparte de toda la retórica y todas las explicaciones que se quieran dar, hay una que es la más sencilla pero la más contundente: alguien tiene que saber manejar el programa. (¡Ojo! Si alguna empresa te promete un programa que lo sabrá manejar un niño y lo hará todo solo, te está engañando).

Lo que hacemos es eliminar la parte más repetitiva y mecánica del proceso contable, para que el personal cualificado pueda centrarse en tareas de mayor valor:

• • Revisar vencimientos y anticipar tensiones de tesorería.

• • Verificar que se cumplen los acuerdos con proveedores.

• • Supervisar que los cobros y pagos se ajustan a lo previsto.

• • Ayudar en la toma de decisiones estratégicas.

Estamos convencidos de que un contable no está para picar líneas, sino para aportar criterio, visión y control. Y eso solo se consigue liberándolo del trabajo mecánico.

¿Y si empezamos hoy?

Sabemos que digitalizar y automatizar procesos contables puede parecer complicado, pero no lo es cuando eliges bien la herramienta. En Facturatech nos encargamos de acompañarte en cada paso, y puedes probar nuestra solución con tus propias facturas antes de tomar una decisión.

No hay instalaciones complejas. No necesitas cambiar de ERP. Solo necesitas querer liberar tiempo y recursos.

Visítanos en www.facturatech.es y solicita una demo.
En cuestión de días, podrías estar ahorrando horas cada semana… y dejando atrás el estrés de teclear facturas sin parar.