¿Cuánto cuesta un error al introducir una factura? Más de lo que imaginas
Este martes publicamos un artículo en el grupo de LinkedIn de la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA) para explicar un aspecto muy concreto de nuestro software: cómo ayuda FacturaTech a reducir el tiempo que se dedica a introducir manualmente las facturas en los programas de contabilidad o en el ERP de cada empresa.
Sabemos que ese trabajo es necesario. Pero también sabemos que, si se puede automatizar, se puede ahorrar tiempo, dinero y disgustos. Y cuando se ahorra tiempo en procesos administrativos repetitivos, ese ahorro se traduce directamente en un coste laboral evitado. Las horas de trabajo cuestan dinero, y si una tarea puede realizarse en segundos con ayuda de un software, es evidente que el retorno de inversión es inmediato.
Pero no se trata solo de tiempo.
El coste oculto de los errores contables
En el mismo artículo explicábamos algo que a menudo pasa desapercibido: los errores humanos al teclear datos tienen consecuencias, y esas consecuencias casi nunca son pequeñas.
Un número mal copiado, una línea omitida, un artículo duplicado… pueden parecer detalles, pero generan incidencias reales que afectan directamente a los resultados de la empresa. A continuación, enumeramos algunos errores frecuentes y las consecuencias concretas que pueden tener:
- No se introduce un producto incluido en una factura: Si ese producto no entra en el ERP, no se añade al stock. Si es un artículo que se vende, la oportunidad de venta desaparece porque el sistema no sabe que existe. Se pierde una venta sin que nadie lo detecte.
- Falta una pieza de repuesto necesaria para una reparación: La pieza sí se ha comprado, pero al no registrarse correctamente, no está disponible para el técnico. Resultado: la reparación no se puede hacer, el cliente espera, y la factura correspondiente no se puede emitir.
- Un producto no introducido se vuelve a pedir por error: Se piensa que falta y se lanza una nueva orden de compra. Resultado: duplicamos un pedido innecesario, inmovilizando recursos financieros y espacio en almacén.
- Un producto se introduce dos veces: El sistema cree que hay más stock del que realmente hay. Esto genera una rotura de stock posterior, porque el inventario está inflado artificialmente.
Estos errores no se quedan en una anécdota. Tienen impacto económico real. A veces ese impacto es inmediato, otras veces aparece más adelante, cuando el problema se manifiesta en forma de pérdida de ingresos, de compras duplicadas o de retrasos en entregas y servicios.
El coste administrativo de un error de tecleo
Incluso aunque el error se detecte pronto, corregirlo también cuesta dinero.
Vamos a hacer una estimación sencilla: imaginemos que un error en la introducción de una factura requiere que alguien del departamento de administración invierta tiempo en resolverlo.
- Primero, 30 minutos para comprobar si lo que aparece en pantalla es lo que realmente hay en almacén.
- Luego, otros 30 minutos para rastrear de dónde viene el error y comunicárselo a contabilidad.
- Finalmente, otros 30 minutos del personal contable para puntear albaranes y facturas, y localizar exactamente en qué punto se cometió el fallo.
En total: 1 hora y media de trabajo administrativo. Y si atendemos al cuadro de costes laborales vigente, esa hora y media puede traducirse en 29 € por error.
Insistimos: 29 € por una simple línea mal introducida. Y eso sin contar los costes intangibles.
Costes que no aparecen en la contabilidad… pero que se notan
Además del coste en horas, hay un daño más difícil de cuantificar: el desgaste interno que generan estos errores. Porque cuando el error no se detecta a tiempo y permanece en el sistema, suele salir a la luz en el peor momento: cuando toca cuadrar el trimestre para presentar las declaraciones fiscales.
Y entonces aparecen los descuadres. Se dedica tiempo a revisar todo. Nadie sabe exactamente de dónde viene el fallo. Hay que retroceder semanas —o meses— en el tiempo para comprobar movimientos, verificar si algo se contabilizó mal, si falta una factura, si se cruzaron datos de forma errónea.
En ese proceso, además del coste económico en horas invertidas, aparece otro coste: el estrés del equipo, la presión de los plazos y, si hay varios responsables en el departamento de contabilidad, los malentendidos y reproches cruzados.
Todo eso es evitable.
Cómo lo solucionamos en FacturaTech
FacturaTech elimina todos estos errores de raíz. Nuestro software automatiza la entrada de datos, cruza automáticamente albaranes y facturas, y deja rastro documentado y trazable de cada línea que entra en el sistema. No hay lugar a dudas. No hay que revisar manualmente. Y si algo no cuadra, lo detecta al instante.
¿Y el coste? Muy por debajo de los errores que ayuda a evitar. Pongámoslo en cifras:
- Un error de tecleo puede costar 29 € semanales, como mínimo.
- Con que haya un solo error a la semana, ya estamos hablando de más de 116 € mensuales.
- Es decir, el coste de la licencia de FacturaTech se amortiza desde el primer momento. A partir de ahí, todo es ahorro.
Y eso sin contar la tranquilidad de tener los datos correctamente registrados, la trazabilidad asegurada y los procesos alineados entre almacén, compras, contabilidad y dirección financiera.
¿Quieres comprobarlo por ti mismo?
Si alguna vez has tenido que cuadrar facturas que no encajaban, si has detectado compras duplicadas o stock que no estaba realmente en almacén, ya sabes de lo que estamos hablando.
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Te aseguramos que lo vas a notar. Y lo va a notar también tu equipo.
