FacturaTech contribuye a una contabilidad más transparente y eficiente
Desde que empezamos a programar FacturaTech, teníamos un objetivo muy claro: hacer que la contabilidad de las PYMEs fuera más eficiente, más sencilla y, sobre todo, más transparente. A lo largo de los años, trabajando con departamentos de administración de todo tipo, nos dimos cuenta de que muchos de los problemas contables no venían por errores de cálculo, sino por la dificultad de seguir el rastro de cada operación, por la falta de criterios uniformes en el archivo de los documentos y, sobre todo, por la poca claridad en los procedimientos internos. FacturaTech nace precisamente para resolver esos puntos críticos, con una propuesta muy concreta de transformación digital adaptada a la realidad de las pequeñas y medianas empresas.
El primer paso fue automatizar la introducción de facturas en el sistema contable mediante la lectura de ficheros .pdf recibidos o escaneados de las facturas recibidas en papel. Eso ya era de por sí un desafío técnico considerable pero conforme avanzaba el proyecto nos fuimos dando cuenta de que no sólo se producía un ahorro de tiempo en el proceso sino que se generaban una serie de procedimientos en la empresa que la mejoraban. Al hacer todos los días un trabajo estandarizado con las facturas se creaban hábitos y conocimiento compartido en la empresa que hacía todo fluir con más facilidad.
El siguiente paso que nos propusimos fue automatizar el proceso de casado entre albaranes y facturas. Porque ahí, en esa relación entre lo que se recibe y lo que se factura, es donde a menudo aparecen descuadres, errores o interpretaciones que dificultan el control interno. Al sistematizar este paso y permitir que el usuario pueda ver claramente qué albarán está vinculado a cada factura y por qué, conseguimos que la contabilidad deje de ser una caja negra para convertirse en un sistema abierto y comprensible. Cada paso queda registrado y eso facilita tanto la supervisión como la auditoría interna, sin necesidad de revisar carpetas o buscar papeles perdidos por la oficina.
A esta mejora hay que sumarle algo que para nosotros era prioritario desde el inicio: la gestión documental integrada. Muchas veces nos llegaban clientes que nos decían que el mayor problema no era contabilizar, sino encontrar las facturas o los albaranes cuando había una duda. Por eso, diseñamos un sistema de archivo digital que permite guardar cada documento en el momento justo en que entra en el sistema, vincularlo con su asiento correspondiente y recuperarlo en segundos. Y cuando decimos segundos, lo decimos literalmente. Esto no solo ahorra tiempo, también evita malentendidos, reduce los correos internos preguntando “¿alguien ha visto esta factura?” y mejora la calidad del trabajo en los departamentos de administración. En definitiva, aumenta la eficiencia del equipo contable sin necesidad de contratar más personal ni hacer malabarismos con hojas de Excel.
Pero si hay un aspecto del que nos sentimos especialmente orgullosos es del sistema de guardado de operaciones, lo que en inglés llaman “log”. Esto significa que cada vez que alguien hace una operación dentro de FacturaTech, queda constancia de qué empleado la ha realizado, en qué momento y sobre qué datos. Este detalle, que puede parecer menor, cambia completamente la cultura del trabajo en los equipos de administración. Ya no hay tareas anónimas ni decisiones invisibles. Cada movimiento deja huella y eso no solo permite detectar errores más fácilmente, sino que fomenta una mayor responsabilidad individual. Cuando todo queda registrado, desaparecen las acusaciones infundadas y las culpas compartidas sin pruebas. Se gana en confianza, en orden y en justicia dentro del equipo.
Desde dentro, como desarrolladores, creemos que lo que hace fuerte a FacturaTech no es solo la tecnología, sino el enfoque humano y práctico con el que hemos pensado cada detalle. Sabemos que la transparencia no es un eslogan vacío, sino una necesidad real en cualquier PYME que quiera crecer de forma ordenada. Sabemos también que la eficiencia no se logra trabajando más horas, sino eliminando tareas repetitivas, facilitando el acceso a la información y diseñando herramientas que hagan que el trabajo contable sea más claro y más seguro. Por eso decimos con toda claridad que FacturaTech no es solo una herramienta de gestión: es una pieza clave en la transformación digital de la contabilidad de las pequeñas empresas españolas.
