FacturaTech es el primer paso lógico antes de importar datos en cualquier software contable

Automatizar la entrada de datos contables ya no es una opción, sino una necesidad. Cada vez son más las empresas que, al revisar sus flujos de trabajo en administración, se preguntan por qué siguen picando a mano los datos de facturas o albaranes cuando existen herramientas que pueden hacer ese trabajo por ellas. En este artículo quiero explicar por qué FacturaTech debería situarse al principio de cualquier flujo contable moderno, como pasarela que conecta la documentación original con cualquier software contable del mercado español.

Una herramienta que actúa como filtro y estructura de control

FacturaTech no es un programa contable, ni pretende sustituir a AHORA, Contasol, Sage, SAP o cualquier ERP verticalizado. Su papel es anterior y complementario: leer facturas y documentos comerciales, extraer automáticamente la información relevante, validarla y generar ficheros perfectamente estructurados para importar en tu programa contable.

En lugar de que el contable introduzca uno a uno los campos de cada documento, FacturaTech permite importar archivos PDF o escaneos, analizarlos mediante un motor OCR de alto rendimiento y generar un fichero en formato .csv, .xml o .txt listo para cargar en el ERP. Esta separación entre la entrada de datos y el asiento contable final aporta varias ventajas prácticas:

• Reduce errores humanos de transcripción o de interpretación.

• Ahorra horas de trabajo rutinario, especialmente cuando se manejan cientos de facturas mensuales.

• Permite controlar y validar los documentos antes de que lleguen al programa contable.

Compatible con casi todos los programas de contabilidad en España

Uno de los puntos fuertes de FacturaTech es que no obliga a cambiar el sistema contable existente. Lo que hace es actuar como una capa intermedia que prepara los datos para que luego sean correctamente entendidos por el software destino.

En el sitio web de FacturaTech se enumeran los programas ya compatibles y en la práctica cubren la mayoría de los entornos habituales en las pymes y departamentos de contabilidad en España. Entre ellos destacan:

• ContaSol, uno de los más extendidos en despachos pequeños y medianos.

• Sage 50 y Sage 200, con sus correspondientes esquemas de importación.

• ERP AHORA, cada vez más presente en sectores industriales y de distribución.

• SAP Business One, para empresas medianas que necesitan integración con módulos logísticos o financieros.

• A3CON, Ekon y otros tantos.

Esto es posible porque FacturaTech genera archivos de salida normalizados, adaptados a los formatos que cada sistema entiende. En vez de intentar ser un programa de contabilidad más, se convierte en un puente entre la documentación y la contabilidad final.

Cómo se integra FacturaTech en el flujo real de trabajo contable

En una empresa donde ya se trabaja con software contable, la integración de FacturaTech no obliga a cambiar los procedimientos existentes, sino simplemente a insertar un paso previo de validación automática.

Imaginemos un escenario realista:

1. El proveedor envía sus facturas en PDF por correo o a través de un portal.

2. En lugar de reenviar el documento al contable o subirlo directamente al ERP, se introduce primero en FacturaTech.

3. El sistema lee el contenido, identifica datos clave como emisor, CIF, fecha, base imponible, tipo de IVA, vencimientos, número de albarán, etc.

4. Si encuentra errores o datos dudosos, los marca para que el usuario los revise. ¡Esto es muy importante! El trabajo del contable pasará de teclear durante horas a pulsar durante minutos el botón «Aceptar» y rectificar los datos que el programa no haya podido extraer, que son muy pocos, pero alguno siempre queda.

5. Una vez verificados, exporta el fichero al formato que necesita el ERP, ya sea para importación de facturas, asientos contables o registros de IVA.

6. El contable solo tiene que importar ese fichero desde su programa y, si quiere, puede aplicar reglas de contabilización automática.

De esta forma, la contabilidad sigue siendo supervisada por personas, pero la parte más lenta y propensa a errores –la transcripción manual de datos– queda automatizada.

Ventajas específicas para despachos contables y CFOs

En el caso de un despacho profesional que lleva la contabilidad de varios clientes, FacturaTech permite:

• Procesar más documentación con el mismo equipo humano, lo que reduce costes y aumenta la rentabilidad por cliente.

• Evitar errores cuando el cliente envía facturas mal escaneadas, giradas o con múltiples páginas.

• Crear flujos separados por cliente con sus propias configuraciones de salida, lo que facilita importar luego los datos a ContaSol, AHORA o el programa que utilicen.

Para un CFO o director financiero que trabaja dentro de la empresa, las ventajas son distintas pero igual de claras:

• Control de los circuitos de documentación, con trazabilidad desde la factura original hasta el asiento contable.

• Menor dependencia de personal administrativo para tareas de bajo valor añadido.

• Agilidad para el cierre contable mensual, especialmente cuando hay muchas filiales o centros de coste.

Casos de uso donde FacturaTech marca la diferencia

Cuanto más complejo sea el circuito de entrada de facturas, más sentido tiene integrar FacturaTech. Algunos ejemplos reales:

• Empresas del sector construcción, donde se reciben cientos de albaranes y facturas por obra y se necesita casar automáticamente documento y factura.

• Distribuidoras, que trabajan con muchos proveedores distintos y requieren formatos flexibles para cada uno.

• Centros educativos o sanitarios, que reciben documentación por correo, email o incluso en papel escaneado.

• Multinacionales con sede en España, donde el reporting contable debe cumplir con criterios locales (como el SII) sin perder la trazabilidad documental.

Qué necesitas para empezar a usarlo

FacturaTech es una aplicación que se instala en un ordenador con sistema Windows, sin necesidad de infraestructura en la nube ni conexión a servidores externos. Esta decisión técnica responde a un criterio muy simple: la información contable debe mantenerse bajo el control del cliente en todo momento.

Para ver cómo funcionaría en tu caso concreto, se puede solicitar una demostración personalizada en vivo, donde un técnico de FacturaTech realiza una simulación con documentos reales o similares a los que manejas habitualmente. De esta manera, el cliente puede comprobar:

• Cómo se leen los documentos, aunque estén mal escaneados o girados.

• Qué nivel de fiabilidad ofrece el sistema al identificar datos clave.

• Qué formatos de exportación se generan y cómo se integran en el ERP o software contable habitual.

No se trata de instalar nada para probar, sino de ver en directo el funcionamiento del sistema con tus necesidades específicas, para confirmar si encaja antes de dar el paso.