Así guarda y cuida FacturaTech tus facturas (y mucho más)
En FacturaTech no solo hemos desarrollado un sistema para procesar y conciliar facturas y albaranes. También hemos incluido un pequeño pero potente sistema de gestión documental, que te ahorra trabajo, discusiones y sudores fríos cuando llega una inspección. ¿Quieres saber cómo funciona? Te lo explicamos en cuatro pasos muy claros.
Procesamos, renombramos y archivamos por ti
Cada vez que FacturaTech procesa una factura, no se limita a comprobarla. Hace algo que parece sencillo, pero que nadie quiere hacer a mano: hace una copia del documento, lo renombra de forma clara (por ejemplo: 00622-Fontanerías Suizas SA – Fra 12458 – 15122025.pdf o como más te guste, que se puede configurar) y lo guarda automáticamente en una carpeta organizada por trimestre, mes o como tú prefieras.
Así, si un día necesitas encontrar la factura de marzo de 2023 de un proveedor concreto, no tendrás que rebuscar en una carpeta caótica de tu servidor o en tu bandeja de entrada de hace año y medio. Estará en su sitio. Y con un nombre que se entiende.
Hacienda llama… y tú solo tienes que enchufar un pendrive
Cuando llega el temido correo o llamada de Hacienda pidiendo los últimos cuatro trimestres de facturas, hay dos tipos de empresas: las que entran en pánico y las que usan FacturaTech.
Gracias a nuestro sistema documental, basta con ir al archivo, seleccionar las carpetas de los cuatro trimestres y copiarlas directamente a un pendrive. Sin buscar en carpetas antiguas, sin bucear entre correos, sin ficheros ZIP con nombres como facturas_lotes_final_v4_definitivo_NO_BORRAR.zip. Es tan fácil que incluso puedes delegarlo con tranquilidad. Y sí, puedes respirar.
También guardamos albaranes (y te salvan más veces de lo que crees)
Una joya oculta del sistema documental de FacturaTech: también guarda los albaranes. ¿Y eso para qué sirve? Pues para todo.
Porque cuando un proveedor dice que te entregó algo y tú ya no encuentras el albarán, ahí estará guardado. Porque cuando necesitas comprobar si lo entregado coincide con lo facturado, ahí estará. Porque esos albaranes que a veces acaban en la papelera, Facturatech los rescata y los archiva junto a sus correspondientes facturas. Y lo hace solo, sin que tengas que hacer nada.
Todo queda registrado (y nadie puede echarle la culpa a otro)
Una de las funciones más infravaloradas del sistema es el registro de actividad, lo que los técnicos llaman el “log”.
En FacturaTech todo queda registrado: quién validó una factura, quién modificó los datos, quién hizo clic en qué cosa. Y ese log solo lo puede consultar quien tenga el rol de súper administrador, que suele ser el responsable de la empresa o del área financiera.
Así que cuando alguien diga: “yo no toqué esa factura”, el log responderá por ti. Ya no vale echarle la culpa a la informática ni al compañero de al lado.
¿El resultado de todo esto? Que tienes un archivo claro, organizado, completo, seguro y fácil de entregar cuando toca. Y tú, más tiempo para trabajar en lo importante… o para tomarte ese café que llevas posponiendo desde 2021.
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