PROCESO DE CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA DE FACTURAS
ESCANEA TUS FACTURAS
El primer paso es agrupar en una carpeta todas las facturas que vamos a contabilizar.
Si tenemos facturas en papel, recomendamos escanearlas y convertirlas en ficheros PDF. También podemos usar APP para capturar la factura desde el móvil como Microsoft Lens, Adobe Scan o Google Lens que recorta el documento y genera un fichero PDF, aunque no consiguen la calidad de imagen de un escaner.
Si las hemos recibido directamente en formato electrónico, copiamos los archivos a la carpeta de «facturas pendientes de analizar».
Se pueden analizar facturas en formato PDF de imagen y PDF de texto (es el mejor formato).
CAPTURA LOS DATOS
Este es el proceso principal que ejecuta el programa de contabilización. Es la tarea más compleja e importante.
Pulsando en el icono correspondiente, el programa analiza una a una las facturas pendientes, los ficheros que hemos guardado en la carpeta adecuada.
El proceso de análisis empieza por la detección del proveedor (el emisor de las facturas), seguido de la búsqueda del destinatario, el número y la fecha y las cantidades (base sujeta o exenta, IVA…) y vencimientos.
Finalmente, el programa genera el asiento contable con los datos encontrados.
Todo este proceso es automático y no lleva más que unos pocos segundos para cada factura.
Lo más eficaz es analizar un «lote» de facturas (las de la última semana, o mes…) para validarlas todas ellas a continuación. Esta tarea se lleva a cabo con una única pulsación de ratón.
VALIDA LOS DATOS ENCONTRADOS
Hasta ahora todo el proceso ha sido completamente automático. Ahora es el momento de una revisión manual para validar los datos que el programa ha encontrado en cada factura.
El usuario revisa las facturas una a una para comprobar que no hay errores antes de exportar los asientos contables.
El programa muestra en pantalla varios indicadores de la «calidad» de los datos encontrados de forma que resulta muy sencillo detectar los errores. Las omisiones, datos necesarios que no se han encontrado, se muestra explícitamente guiando al usuario a la pantalla en la que debe corregirlos o completarlos.
En ocasiones no se ha encontrado el proveedor por lo que es el usuario el que debe darlo de alta por primera vez. Este proceso está muy asistido por el programa que permite dar de alta nuevos proveedores y configurar sus facturas con unos pocos clicks de ratón en la mayor parte de los casos.
En facturas emitidas, el alta de clientes nuevos es automática.
CONTABILIZA SIN ERRORES
Una vez validadas todas las facturas (con todos los indicadores «a verde»), llega el momento de generar el enlace contable que se importan directamente el programa de contabilidad.
FacturaTech dispone de varios formatos de exportación con el formato de los principales programas del mercado y se puede configurar fácilmente para cualquier otro programa no soportado en la versión actual (sin coste alguno).
Después de esto, se archivan los documentos en una carpeta o en el programa de gestión documental que utilice cada usuario.
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